ASESCO:Fonctionnement

De ASESCO
Qui fait Quoi, Où, Quand et Comment ?...



Sommaire

L'organisation de l'ASESCO, en résumé

Créneaux

Les créneaux de pratique sont regroupés en activités (par exemple les groupes de niveau comme "débutant" ou "confirmé", ou les groupes de spécialisation comme "combat" ou "technique" pour un art martial ...) et les activités sont à leur tour regroupées en sections (en général, le nom du "sport")

Encadrants

Chaque créneau est dirigé par au moins un encadrant (garant du bon déroulement des activités à chaque cours)

  • compétences techniques :
    • passage d'information à ses pratiquants sur l'actualité de son sport et tout événement impactant ses cours
    • respect de la sécurité physique et morale de ses pratiquants (ce qui inclut l'obligation d'assurance et donc de vérification des inscriptions, avec l'aide du délégué !)
    • prise en compte des besoins et souhaits sportifs de ses pratiquants
    • application des procédures d'urgence en cas d'incident (alerte de tous les interlocuteurs, protection contre le surincident, actions réparatrices adéquates)
    • vérification de la bonne utilisation du matériel et des locaux
  • il a le devoir moral de sensibiliser ses pratiquants à l'importance de désigner parmi eux leurs délégués étudiants et représentants permanents
  • un encadrant est coopté par ses délégués étudiants et représentants permanents, sous réserve de l'accord du Comité Directeur de l'Association
  • il est indiqué comme "responsable créneau"

Délégués

Chaque créneau est géré par au moins un délégué étudiant (garant de la continuité des activités tout au long de l'année)

  • compétences logistiques :
    • passage d'information entre l'Association (règlements d'ouverture et d'utilisation des locaux, convocations aux réunions, organisation d'événements ...), les pratiquants (problèmes de fonctionnement, suggestion d'activités ou d'investissements, participation à un événement ...) et l'encadrant (problèmes de fonctionnement, absences ou reports, besoins matériels ou financiers ...)
    • vérification que tous les pratiquants sont bien pré-inscrits (même pour un cours d'essai) ; ceux qui ne le sont pas doivent être immédiatement accompagnés vers le Guichet Unique, un pc libre service, leur smartphone ...
    • cochage des présences des pratiquants et des encadrants
    • rappels réguliers à être à jour de cotisation aux pratiquants qui ne le sont pas
    • vérification du bon rangement du matériel
  • il a le devoir moral d'assurer sa propre succession (en fin d'année, chercher et former des candidats pour la rentrée suivante)
  • un délégué étudiant est élu pour un an par et parmi les pratiquants de ce créneau (tous les pratiquants sont électeurs mais seuls les étudiants sont éligibles)
  • il peut avoir une vision sur les autres créneaux de son activité, voire de sa section, afin de pouvoir communiquer avec tous les pratiquants et/ou de suppléer aux délégués des autres créneaux ... il est de ce fait indiqué comme "responsable activité"

Représentants

Chaque section est gérée par au moins un représentant permanent (garant de la continuité des activités d'une année sur l'autre)

  • compétences administratives :
    • garantie de transmission et du respect des règles de fonctionnement (Statuts et Règlement Intérieur de l'Association en général et de la section en particulier) à tous les encadrants et pratiquants de sa section
    • vérification que toutes les informations concernant sa section sont à jour sur le portail sport
    • vérification de la disponibilité des encadrants de sa section (recherche de successeurs si besoin)
    • vérification des recettes et dépenses de sa section, et validation des projets d'investissement de sa section
    • vérification du bon état du matériel et de son inventaire (demandes de renouvellement si besoin)
  • il a le devoir moral d'assurer sa propre succession (chercher et former son successeur avant son propre départ)
  • un représentant permanent est une sorte de membre d'honneur de la section, coopté par son prédécesseur et les encadrants et pratiquants actifs au moment de la succession
  • il est indiqué comme "responsable section"

Section

L'ensemble des encadrants, délégués et représentants d'une section donnée constitue son Bureau de section

Assemblée Générale

L'ensemble des encadrants, délégués et représentants de toutes les sections constitue l'Assemblée Générale (garant de la continuité de l'Association d'une année sur l'autre)

  • l'AG est un organe "valideur" qui se réunit 2 fois par an :
    • en début d'année universitaire, pour valider (ou pas) les bilans de l'exercice précédent (sportif et financier/matériel), la reprise des activités (natures et créneaux) et les nouveaux Bureaux de sections
    • en fin d'année universitaire, pour valider (ou pas) l'organisation de la rentrée suivante
  • peuvent assister à titre consultatif à une AG tous les pratiquants "lambda" qui le souhaitent, ainsi que les membres honoraires et associés (représentants d'autres services ou associations de l'Université)

Comité Directeur

L'ensemble des délégués étudiants constitue le Comité Directeur de l'Association (garant de la continuité de l'Association tout au long de l'année)

  • le CD est un organe "décideur" qui se réunit 4 fois par an :
    • à l'issue de la première AG, pour élire le nouveau Bureau de l'Association et établir un budget prévisionnel pour l'année à venir en fonction des projets des sections
    • en fin d'année civile, pour faire le point sur le budget et les projets en cours
    • en fin de premier trimestre civil, pour refaire le point sur le budget et les projets en cours
    • en introduction à la deuxième AG, pour préparer les bilans de l'année et établir un projet de rentrée suivante avec les différents interlocuteurs externes (responsables des infrastructures) et internes (encadrants, délégués et représentants des sections)
  • peuvent assister à titre consultatif à un CD tous les encadrants et représentants permanents qui le souhaitent, ainsi que les membres honoraires et associés (représentants d'autres services ou associations de l'Université)

Bureau

Le Bureau de l'Association est constitué par 6 étudiants élus au sein du Comité Directeur + 6 personnels de l'Université désignés statutairement + d'éventuels volontaires en service civique (garant du bon fonctionnement de l'Association chaque semaine)

  • le Bureau est un organe "exécutif" qui se réunit chaque semaine :
    • est l'interlocuteur direct pour toute question (voire incident) de fonctionnement, fait circuler les informations en interne et en externe de l'Association (ce qui inclut le devoir moral de régulièrement visiter tous les créneaux ASESCO afin de rappeler aux pratiquants et aux encadrants l'importance de respecter les règles de fonctionnement, notamment le paiement des cotisations et la désignation des délégués et représentants ...)
    • exécute toutes les formalités administratives nécessaires au bon fonctionnement régulier de l'Association et de ses sections (déclarations en préfecture, conservations des archives, souscription des assurances, vérification des inscriptions, tenue des comptes bancaires, relations associatives et fédérales et universitaires ...)
    • applique les décisions du CD et entreprend (ou délègue) toutes les actions nécessaires à atteindre les objectifs sportifs/financiers/matériels fixés par le CD
    • convoque le CD (voire une AG extraordinaire ...) pour prise de décision en cas d'incident
    • garantie la maintenance du matériel, la mise à jour des inventaires, l'exécution des investissements



Une organisation possible du Bureau, en détails

Rappelons que ni la loi du 1er juillet 1901 ou décret du 16 août 1901, ni les codes du sport ou de l'éducation, n'imposent de structure spécifique (AG/CD/Bureau, ou Président/Trésorier/Secrétaire) à une association en général ! Seuls ses statuts font foi, et les habitudes ou usages courants qu'on trouve dans beaucoup d'associations ne doivent pas être pris pour une obligation légale pour toutes les associations ! (<< La carte n'est pas le territoire ! >>)
En outre, face au constat que de plus en plus d'associations reposent sur un "président-qui-fait-tout" entouré de "prêtes-noms" pour pouvoir déclarer un bureau conforme, et au danger d'écroulement à long terme d'une telle organisation lorsque le président s'en va (ce qui est le cas chaque année à l'ASESCO, du fait de la "volatilité" d'un étudiant ...), il devient urgent de trouver un fonctionnement plus souple et plus collaboratif, en répartissant un minimum de responsabilités sur un maximum de personnes, afin de rendre chaque rôle moins rébarbatif et donc de pouvoir impliquer plus facilement un maximum de gens.
Ce qui suit est avant tout un inventaire des responsabilités à répartir, ainsi qu'une proposition de répartition, à adapter librement chaque année en fonction de la situation ... Il sera cependant important (humainement) voire nécessaire (juridiquement) de formaliser cette répartition par écrit (genre une "convention" ou "document unique").


Les 6 membres élus

Coordination Humaine

  • gestion et dynamisation des forces vives (encadrants, délégués étudiants, représentants permanents, services civiques) : il doit connaître tout le monde, savoir ce que tout le monde fait, inciter chacun à communiquer sur son avancement et savoir pour chaque tâche quelle est la prochaine étape à atteindre ; il doit vérifier à tout instant que tous les rôles sont pourvus à tous les niveaux (membres du bureau, représentants permanents des sections, délégués étudiants d'activités, encadrants de créneaux) ; il doit vérifier à tout instant que les encadrants ont bien les formations requises, que les délégués sont bien étudiants et que les représentants sont bien permanents ; il doit coordonner la recherche de remplaçants en cas de manque ; il est l'employeur officiel, signe les conventions et effectue les déclarations en préfecture, organismes de services civiques, ursaff, etc.
  • il ne doit pas forcément décider ni agir lui-même (les objectifs sont décidés en CD et la répartition des actions peut être décidée collégialement en Bureau), mais il doit s'assurer que les actions sont toutes attribuées, les valider et en rendre compte (mise à jour des todolistes) ...

Coordination Fonctionnelle

  • suivi/relance des inscriptions, des présences et des créneaux (portail > gestion > stats), synthèse et suivi des projets de l'année, relations avec les collectivités (mairies ...), rédaction du rapport moral/sportif

Coordination Budgétaire

  • suivi des recettes/dépenses (portail > finances > récap), rédaction du budget prévisionnel, suivi/relance des dossiers de subvention, autorise/ordonne les dépenses en fonctions des possibilités, garant de la participation aux réseaux FSDIE, CROUS, CNDS

Coordination Comptable

  • gestion des factures (portail > finances > opérations) et de l'inventaire (portail > finances > inventaires), suivi des comptes bancaires (site web SocGen) et des bordereaux (portail > finances > bordereaux), exécute les dépenses (et donc la souscription des assurances), rédaction du rapport financier

Coordination Editoriale

  • gestion des compte-rendus de réunions et des contenus des supports de com (sites web, affiches ...) ainsi que des archives (papiers et électroniques), fait la chasse activement aux infos sportives et résultats de compétitions ou autres photos d'évenements à mettre en ligne, supervise les réponses aux emails

Coordination Associative

  • gestion du calendrier général, des réservations/prêts de matériel commun, des relances sur todolistes et des convocations en temps utiles aux réunions de Bureau, CD, AG et dans les institutions extérieures ... garant de la participation aux réseaux FAPS, FASEUPS et FFSU


rmq : chacun se partage la responsabilité de diffuser les infos concernant les tâches qui le concerne ...

rmq : la responsabilité de représentation juridique de l'Association, habituellement dévolue au seul président pour toutes les tâches, peut très bien être répartie ("déléguée") sur chaque coordinateur en fonctions des tâches qu'il gère ; la responsabilité des activités sportives est déjà en grande partie déléguée aux encadrants et responsables de section par les actuels statuts ...

rmq : rien n'empêche d'être plus que 6 et de se répartir d'autant plus les tâches ;-)


Les 6 membres de droit

Coordination Universitaire

  • garant de la bonne intégration de l'ASESCO dans le tissu universitaire général et local
  • à l'origine le doyen de l'UFR Sciences ; cependant l'ASESCO n'est plus simplement l'asso de l'UFR sciences mais de fait celle du campus d'Orsay ; en outre le code du sport oblige plutôt à l'implication du "chef d'établissement", donc le président plutôt qu'un doyen ; d'un autre côté les statuts de l'ASESCO permettent au "président d'honneur" de nommer n'importe qui d'autre pour le représenter ...

Coordination Administrative

  • garant de la cohérence du fonctionnement de l'ASESCO sur le long terme et représente la "mémoire associative" pour compenser l'important turnover des coordinateurs étudiants
  • il est le mieux placé pour être le tuteur des Services Civiques (cf. plus bas et aussi le site gouvernemental pour en savoir davantage)
  • il est également le mieux placé pour garantir une représentation neutre et objective des intérêts de toutes les sections sportives dans leur ensemble, ainsi qu'un positionnement global de l'ASESCO au sein du conseil des sports et de la politique sportive de l'établissement
  • pendant longtemps ce poste a été endossé par un professeur SUAPS et/ou par la secrétaire salariée de l'ASESCO qui oeuvrait également gratuitement pour le compte du SUAPS ; actuellement, nous n'avons plus de salarié et les profs du SUAPS se sont désengagés, c'est donc un "dinosaure,ex-étudiant,ingénieur" qui assume cette charge bénévolement ...
  • les principales qualités attendues :
    1. pérène (en poste sur le campus pendant plusieurs années, de façon à compenser le turn-over annuel des étudiants par une mémoire et une expérience consolidée sur plusieurs années)
    2. disponible (incompatible avec les priorités de révisions, exams, stages, etc.)
    3. ayant une autorité (de façon à pouvoir être un "tuteur" dans tous les sens du terme et à pouvoir discuter à égalité avec les instances universitaires lorsqu'il s'agit de promovoir l'asso ou défendre un projet)
  • il sera en outre utile voire important d'avoir :
    • une vision d'ensemble de l'activité sportive de l'asso,
    • une vision neutre et objective des besoins des usagers étudiants ET personnels,
    • une vision d'ensemble de notre environnement universitaire (instances sportives en particulier, autres assos du campus en général, services Paris-Sud, contexte Paris-Saclay avec les autres composantes en cours d'installation autour de nous ...),
    • une connaissance de la compétition universitaire (FFSU),
    • une connaissance du mouvement sportif en général (loi 1901, code du sport, assos et fédérations sportives en général),
    • une connaissance des sources et méthodes de subventions (FSDIE, CROUS, CNDS, collectivités ...),
    • une ouverture sur le dispositif du service civique,
    • une capacité d'analyse et de synthèse, de débrouillardise et d'imagination, de force de prospection et de proposition, de communication, de patience, de calme, de persévérance et d'utilisation d'outils informatiques collaboratifs ...
  • on pourrait argumenter qu'il serait plus logique de permuter dans cette présente description les rôles de coordination humaine avec celui de garant de la représentativité neutre et objective de tous les sports, car le premier semble davantage administratif que fonctionnel et le second davantage "présidentiel" qu'administratif ; mais ce qui doit primer ici est le critère court/long terme des rôles qui ne peuvent donc être assignés qu'à des mandats du même ordre de durée ...

Coordination Sportive

  • garant des infrastructures et de la politique sportive (animation du réseau FASEUPS et/ou du conseil des sports ...)
  • le directeur du SUAPS

Coordination Compétitive

  • garant du bon fonctionnement des compétitions universitaires (gestion des licences FFSU, coordination des compétiteurs ...) et rédaction du bilan de résultats de l'année
  • un professeur du SUAPS

Coordination Informatique

  • garant des ressources et de la sécurité informatiques (matériels et logiciels) ; responsable des contenants (stockages et sauvegardes des données, diffuseurs d'information comme les sites web, noms de domaine ...) ; mais pas responsable des contenus (les données elles-mêmes) ni de leur remplissage !
  • correspondant annuaire (abonnement et renouvellement des hébergements web, infos annuaire et aliases emails sur adonis)
  • également webmaster du portail sports de l'université (ceci est un héritage historique du fait que l'ASESCO a en été le maître d'oeuvre, mais cette responsabilité est elle à péréniser sur un organe associatif / bénévole ???!!!...)
  • poste potentiellement ouvert à tout candidat compétent et motivé, de préférence un personnel du campus, ou éventuellement un étudiant pérène

Coordination Juridique

  • garant du fonctionnement associatif et démocratique (statuts, lois 1901 et règlements sportifs)
  • poste potentiellement ouvert à tout candidat compétent et motivé, de préférence personnel du campus, ou éventuellement étudiant pérène ; actuellement non-pourvu, c'est le coordinateur administratif qui s'en charge ...


Services civiques

Deux rôles sont attribuables à des volontaires au service civique (cf. de poste]).

En l'absence de service civique, ces tâches seront à prendre en charge par des membres élus !

Coordination Logistique

  • accueil et information des pratiquants (guichet unique), organisation des réunions internes, garant de la convivialité inter-sections, rendre compte du bon ou mauvais fonctionnement de chaque section

Coordination Evénementielle

  • (co)organisation des Tournois et Galas intérieurs, réservations de salles, dossiers hygiène et sécurité, coordination de la participation aux événements extérieurs


A propos du secrétaire salarié et des jobs étudiants du SUAPS

Par convention entre l'ASESCO et le SUAPS, l'ASESCO a développé et mis en oeuvre le portail sports en ligne (le côté informatique du Guichet Unique Sportif) tandis que le SUAPS a mis son secrétariat (dont les autres missions sont l'organisation de l'événementiel et la production des documents de communication du SUAPS) à notre disposition pour enregistrer aussi les inscriptions dans nos activités.
Ce système a démontré une forte valeur ajoutée sur nos effectifs respectifs, et fonctionne bien depuis septembre 2013, à l'exception de l'enregistrement des chèques sur le système informatique, qui est procrastiné afin de réduire le temps d'accueil de chaque inscrit au guichet et ainsi réduire les files d'attente en début de saison ...
Cependant, le gain de temps réalisé lors des inscriptions (estimé à 2 semaines de travail, à raison de 1 minute par inscription sur 4500 inscriptions) est largement inférieur au temps perdu (plus de 6 mois en 2014/15 !!!...) par l'enregistrement de ces chèques a posteriori et la rédaction manuelle des bordereaux par un "job étudiant", alors que le système informatique a été conçu pour permettre un enregistrement rapide et fluide de ces chèques en temps réel et les création automatique des bordereaux ...


Une organisation beaucoup plus efficace consisterait à :
  • réaffecter le secrétaire salarié du SUAPS à l'encadrement des services civiques (payés par l'ASESCO) et des jobs étudiants (payés par le SUAPS) ;
  • les services civiques étant déjà affectés à l'accueil et à l'événementiel (ce qui libère en bonne partie le secrétaire salarié) et le système informatique permettant de produire automatiquement la plupart des documents administratifs (ce qui libère à nouveau d'autant le secrétaire salarié) ; les autres AS des autres campus pouvant d'ailleurs aussi participer à cet effort de service civique afin de fournir une force vive sur chaque centre du SUAPS (et finir de libérer presque complètement le secrétaire salarié) ; à noter que sans cet encadrement nécessaire, le recrutement de services civiques est impossible (et n'a d'ailleurs pas eu lieu pour cette raison en 2015/16) ;
  • réaffecter 6 jobs étudiants pendant 1 mois (ou 3 pendant 2 mois) à l'enregistrement des inscriptions et des chèques en temps réel, plutôt qu'1 job pendant 6 mois à dépouiller les piles de dossiers en différé.


A noter que la mise en place des paiements en ligne a pour bénéfice de réduire aussi les files d'attente à l'inscription mais en revanche a pour effet pervers de rompre le lien humain créé par un déplacement physique au guichet au moment de l'inscription et d'empêcher le contrôle visuel des autres pièces du dossier (données personnelles à jour, justificatif de statut étudiant ou personnel, certificat médical éventuel ...). Ce système est surtout plebiscité par ceux qui ne peuvent se rendre au guichet aux horaires d'ouverture, limités en 2015/16 à cause de l'absence de services civiques ... Cercle vicieux ... Cependant, les espèces étant interdites par notre fonctionnement et les chèques se faisant d'usage obsolète, la CB devient incontournable et l'encaissement en ligne est actuellement beaucoup plus simple que de se doter d'un lecteur de CB au guichet ! Système à peaufiner donc !

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